Digitalisierung in Wachtendonk – Teil 1

Digitalisierung in Wachtendonk – Teil 1

Nachstehende Informationen sind für alle Interessierte und können auch gerne den anderen Bürgermeisterkandidaten als Orientierung zum Stand der Digitalisierung in Wachtendonk dienen.

Ich habe einige Diskussionen über die vermeintlich rückständige Digitalisierung bei der Gemeinde Wachtendonk in den sozialen Netzwerken verfolgt. Da man anhand der Diskussionen den Eindruck gewinnen muss, für Wachtendonk wäre die Digitalisierung Neuland, hier mal ein wenig Information darüber, dass dies keineswegs so ist. Richtig ist allerdings, daher ja auch die Diskussionen, dass unser Fortschritt auch in der Öffentlichkeit ankommen muss! Sehr Fortschrittlich sind wir derzeit in den internen Verwaltungsprozessen hin zum papierarmen Büro, was jedoch auch Grundlage für die nächsten Schritte ins digitale Angebot für den Bürger sein muss. Digitalisierung ist vielschichtig und sehr technisch. Ich hoffe jedoch, ich kann unseren IST-Zustand auch für „Digitalisierungsneulinge“ einigermaßen verständlich darstellen. Natürlich können jederzeit gerne Fragen an mich gestellt werden. 

Was haben wir schon digitalisiert bzw. vorbereitet?

 

Bereits unter Udo Rosenkranz wurden die wesentlichen Schritte, die zum heutigen Digitalisierungsstand geführt haben, gemacht. Ein wesentlicher Teil der benötigten Software, also ein Dokumentenmanagementsystem und ein elektronisches Archiv, ist bereits angeschafft.

Ipad´s für Ratsmitglieder

 Mit Zustimmung des Gemeinderates wurden alle Ratsmitglieder mit IPad´s ausgestattet. Der sehr umfangreiche Druck von Ratsunterlagen (Sitzungseinladungen, Beschlussvorlagen, Sitzungsprotokolle etc.) gehört somit schon länger der Vergangenheit an. 

Digitaler Rechnungs-Eingangs-Workflow 

Seit 2014 geht in Wachtendonk keine Rechnung mehr in Papierform durch das Rathaus. Papierrechnungen werden an der Zentrale eingescannt, per Email eingehende Rechnungen automatisch in den elektronischen Rechnungseingangsprozess überführt. Erforderliche Daten aus der Finanzbuchhaltung (Adresse, Bankverbindung etc.) werden in vielen Fällen bereits automatisch in die Vorgänge eingemischt. 

Digitaler Rechnungs-Ausgangs-Workflow 

Seit 2015 wird der größte Teil der Rechnungsausgänge (Steuer- und Gebührenbescheide etc.) auf elektronischem Wege versandt (per E-Post) und genauso automatisch ins digitale Archiv eingelesen, wie Mahnläufe der Kasse oder auch alle Dokumente aus dem Bereich der Vollstreckung. 

Digitaler Schreibtisch und E-Akte 

Da ich nicht jeden einzelnen digitalen Prozess aufführen möchte, sei zum Schluss noch der „digitale Schreibtisch“ erwähnt, der uns in einigen Bereichen der Verwaltung das Home-Office in der CoronaZeit sehr erleichtert hat. Der digitale Schreibtisch bietet die Möglichkeit einer komplett elektronischen Sachbearbeitung. Sachgebietsweise kann hier jeglicher Schriftverkehr eingescannt werden und macht eine vollständig digitale Sachbearbeitung möglich. Nach der Einführung in den ersten Teilbereichen (Steueramt, Bauamt, Schulamt, Vollstreckung, Kasse) geht es jetzt daran, weitere Bereich der Verwaltung zu erschließen und die Kollegen mitzunehmen. 

Umfangreiches Know-How und Programmierkenntnisse in der Verwaltung 

Da auch immer mal wieder öffentlich über die Schwächen der Verwaltung diskutiert wird, möchte ich auch mal Stärken erwähnen. Wir sind bei der Betreuung der bisher eingesetzten Prozesse sowie bei der Erstellung neuer Prozesse nicht abhängig von externen Dienstleistern. Entsprechende Programmier- und Anwendungskenntnisse sind bei Mitarbeitern in der Verwaltung vorhanden. Dies halte ich auch mit Blick auf die weitere Digitalisierungsstrategie für sehr Wichtig!  

Was hat der Bürger davon?

Die vorstehend beschriebenen Arbeiten und die in diesem Rahmen eingeführte Software ist unter anderem die benötigte Basis, um Dienstleistungen der Verwaltung digital anbieten zu können. Wie bereits einführend beschrieben, kommt zu wenig Digitalisierung beim Bürger an. Hierzu sind nun Entscheidungen auf oberster Verwaltungsebene erforderlich. Technisch sind wir in vielen Bereichen bereits gut gerüstet, zumindest da, wo wir es selber als Kommune in der Hand haben. 

Die gleichfalls diskutierte und erforderliche neue Website der Gemeinde Wachtendonk gehört genauso zum Thema Digitalisierung wie der Einsatz von Web-Portalen oder Social-Media zur Bürgerinformation/-beteiligung. Diesen Themen würde ich gerne später einen eigenen Artikel widmen.

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